O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão criada em 1930 pelo físico e engenheiro estadunidense Walter Shewhart. Porém, só se tornou mundialmente conhecida devido às palestras ministradas em 1950 pelo estatístico e professor universitário William Edwards Deming, considerado o “guru da gestão de qualidade”.
Trata-se de uma técnica de gestão interativa que visa melhorar os processos de uma empresa de forma contínua por meio de quatro etapas: plan (planejar); do (fazer); check (verificar) e act/adjust (agir/ajustar).
O ciclo é visto como uma abordagem eficaz para a resolução de problemas e geralmente é associado aos fundamentos defendidos pela filosofia Kaizen, técnica japonesa baseada na ideia de melhoria contínua da vida pessoal, familiar, social e profissional.
Como aplicar essa técnica na minha empresa?
Primeiramente, é preciso compreender que a metodologia PDCA é construída de forma cíclica. Ou seja, as etapas não possuem intervalos ou interrupções, os processos são contínuos e as atividades precisam ser recorrentes e planejadas.
Outro ponto importante é a disciplina que o gestor deve possuir para seguir a ordem proposta pela sigla. Isso fará com que o passo seguinte não seja prejudicado.
Os esforços de melhoria devem partir do planejamento (P), momento em que toda a parte estratégica é elaborada. Depois, deve-se colocar em prática tudo o que foi planejado (D) e mensurar os resultados obtidos, averiguando e checando as ações (C). Finalmente, parte-se para a etapa em que são tomadas medidas para ajustar ou corrigir falhas e divergências encontradas ao longo do processo (A).
Além disso, é importante montar uma equipe para a implementação do ciclo PDCA e escolher quais profissionais irão liderar cada etapa do processo.
1 – Plan (Planejar)
Por ser o primeiro passo, o planejamento deve ser elaborado de maneira correta para que não ocorram falhas ou perdas de tempo ao longo das outras etapas do PDCA.
Mas não se desespere! Existe uma técnica que pode ser usada para minimizar as falhas e aumentar a clareza das informações levantadas e analisadas. Basta seguir as três fases fundamentais para a elaboração de um planejamento eficaz.
Primeiramente, deve-se estabelecer de maneira clara quais serão os objetivos do ciclo. Evite a definição de objetivos muito amplos, pois, isso dificultará a compreensão por parte da equipe envolvida. A segunda fase é definir como esses objetivos serão alcançados. E, por último, escolher quais os métodos mais adequados para isso.
Feito isso, é hora de partir para a prática!
2 – Do (Fazer)
A segunda etapa é o momento de colocar as mãos na massa e começar a execução do planejamento.
Porém, não é só sair fazendo! Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo PDCA, por isso necessita de dedicação e atenção especial.
É necessário que a equipe receba um treinamento de preparação para a utilização correta do método definido. Além disso, é importante que essa etapa seja monitorada constantemente para evitar desvios do que foi planejado.
3 – Check (Verificar)
Nessa etapa, todos os dados coletados e os resultados alcançados são analisados e comparados ao que foi determinado no planejamento. O principal objetivo é detectar falhas, erros ou desvios de foco ocorridos durante a execução.
Após a comparação, será possível determinar se o objetivo foi atingido e se os métodos definidos foram usados corretamente pela equipe.
4 – Act/adjust (Ação/ajuste)
A última etapa é a implementação de ações corretivas para a resolução de erros identificados na verificação. É importante que as causas dessas falhas tenham sido bem definidas para que as ações de correção sejam mais focadas.
Além disso, ações preventivas podem ser aplicadas como forma de apoio à equipe e para evitar que futuras falhas ocorram durante a aplicação da metodologia.
Cheguei na última etapa, e agora?
O trabalho do ciclo PDCA é semelhante ao processo de círculo virtuoso. Ou seja, é uma sequência cíclica de ações que desencadeiam em outras mais positivas e claras. Ainda, podemos dizer que ele é a exemplificação precisa do ditado “a prática leva à perfeição”.
Concluiu a última etapa? Comece tudo de novo!
Pode parecer trabalhoso para algumas pessoas, mas retomar ao início do ciclo é essencial para o aprimoramento das etapas. Somente assim, as práticas e os processos poderão ser melhorados continuamente.
Quando usar
Apesar de ser útil para a identificação e solução de problemas, é importante salientar que essa técnica requer mais paciência do gestor e de sua equipe, pois, sua abordagem é mais lenta e focada no passo-a-passo metódico. Ou seja, em situações emergenciais o ciclo PDCA pode não ser o mais adequado.
Porém, essa característica pode fazer com que as equipes reflitam sobre aquela situação e concluam se ela realmente é uma emergência ou se pode ser solucionada com mais calma.
O ciclo PDCA pode ser usado para implementação de mudanças reversíveis ou irreversíveis dentro de uma organização.
As mudanças reversíveis são aquelas que podem ser desfeitas a qualquer momento, ou seja, é possível retornar ao seu estado original. Um exemplo são as alterações feitas em um determinado procedimento interno da empresa.
Já as irreversíveis não podem ser desfeitas facilmente. Por exemplo, alterações na estrutura organizacional da empresa.
Por isso os tomadores de decisão precisam identificar qual tipo de mudança será implementada antes de iniciar o ciclo.
Por que devo usar o ciclo PDCA?
Existem diversos motivos para investir na técnica PDCA e todos eles estão relacionados à ideia de melhoria contínua dos processos de uma empresa.
1 – Identificação de melhorias adicionais
Com o ciclo PDCA, a empresa pode identificar formas diferenciadas de solucionar determinado problema. Isso ocorre porque as etapas serão aplicadas continuamente de forma cíclica e, em cada novo ciclo, novas formas de melhoria serão identificadas e implementadas.
2 – Evita a tomada de decisão por impulso
A necessidade de seguir todas as etapas na ordem correta transforma o ato de tomar decisões menos impulsivo. Assim, os gestores são educados a serem mais pacientes durante um processo de melhoria. Isso torna todo o processo mais natural e menos estressante.
3 – Evita o desperdício de recursos
A reflexão que é feita nas etapas iniciais e o processo de melhoria contínua impedem que mudanças inadequadas sejam feitas. Isso evita que os recursos da empresa sejam desperdiçados com a aplicação de soluções ineficientes.
4 – Prioriza a medição
Como dito pelo guru da administração, Peter Drucker, “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”. Ou seja, para uma boa gestão é essencial a mensuração de dados e resultados, o que é priorizado no ciclo PDCA.
5 – Ampla possibilidade de uso
O ciclo PDCA pode ser aplicado em qualquer setor de uma empresa, criando uma espécie de integração entre os departamentos, e até na vida pessoal.
Sabe aquela dieta que você está planejando desde o início do ano? Com o ciclo PDCA ficará mais fácil colocá-la em prática.
Cuidados necessários
Porém, é importante que a equipe e os líderes tenham alguns cuidados durante o ciclo. Como por exemplo a escolha de profissionais adequados para compor a equipe e o investimento em treinamentos constantes para a dominação e atualização dos métodos usados ao longo do processo.
Além disso, não quebrar o ciclo é imprescindível! Não adianta nada fazer um belo trabalho e depois deixar de lado. O planejamento, execução, ação, verificação e ajuste devem ser constantes e sem interrupções.
Conclusão
O ciclo PDCA garante às empresas a transformação de problemas em oportunidades de melhoria. Desse modo, o estresse criado pela aflição diante de uma dificuldade é substituído pela vontade de melhorar constantemente.
Além disso, o ciclo envolve gestores e colaboradores em geral na busca de soluções. Isso transforma a empresa em uma só equipe, tornando-a responsável pela qualidade contínua de um processo específico.
